Microsoft Office paketida ma'lumotlar bazasini yaratish va ular bilan ishlash uchun maxsus dastur mavjud - Access. Shunga qaramasdan, ko'pchilik foydalanuvchilar ushbu maqsadda Excelga ko'proq tanish ilovani afzal ko'rishadi. Ta'kidlash joizki, ushbu dastur to'liq ma'lumotlar bazasini yaratish uchun barcha vositalarga ega. Buni qanday qilishni bilib olaylik.
Yaratish jarayoni
Excel ma'lumotlar bazasi bir varaqning ustunlar va satrlarida tarqatilgan ma'lumotlarning tizimli to'plamidir.
Maxsus atamashunoslik bo'yicha ma'lumotlar bazasi satrlari nomlanadi "yozuvlar". Har bir kiritishda bir ob'ekt haqida ma'lumot mavjud.
Ustunlar chaqiriladi "joylar". Har bir maydondagi barcha yozuvlar uchun alohida parametr mavjud.
Boshqacha aytganda, Excel-ning bazasidagi har qanday ma'lumotlar bazasi oddiy jadval hisoblanadi.
Jadval yaratish
Shunday qilib, birinchi navbatda, biz stol yaratishimiz kerak.
- Ma'lumotlar bazasining maydonlarini (ustunlarini) kiriting.
- Biz ma'lumotlar bazasi yozuvlarini (satrlarni) to'ldiramiz.
- Ma'lumotlar bazasini to'ldirishga kirishamiz.
- Ma'lumotlar bazasi to'ldirilgandan so'ng, biz bu ma'lumotlarni o'z xohishimizga ko'ra formatlaymiz (shrift, chegaralar, to'ldirish, tanlov, hujayradagi matn holati va h.k.).
Bu ma'lumotlar bazasi bazasini yaratishni yakunlaydi.
Kurs: Excelda elektron jadval yaratish
Ma'lumotlar bazasi atributlarini belgilash
Excelga jadvalni faqat hujayra qatori, ya'ni ma'lumotlar bazasi sifatida qabul qilish uchun tegishli atributlarni tayinlash kerak.
- Yorliqqa o'ting "Ma'lumot".
- Jadvalning barcha qatorini tanlang. O'ng sichqoncha tugmasini bosing. Kontekst menyusida tugmani bosing "Nomni belgilang ...".
- Grafikda "Ism" ma'lumotlar bazasini qidirishni istagan nomni tanlang. Buning sababi shundaki, bu nom harf bilan boshlanishi kerak, bo'sh joy bo'lmasligi kerak. Grafikda "Oralig'i" Jadvalning manzilini o'zgartirishingiz mumkin, ammo agar siz uni to'g'ri tanlagan bo'lsangiz, bu erda hech narsa o'zgartirmang. Majburiy emas, siz alohida joyga eslatma qo'shishingiz mumkin, lekin bu parametr ixtiyoriy. Barcha o'zgarishlar kiritilganidan keyin tugmani bosing. "OK".
- Tugmasini bosing "Saqlash" oynaning yuqori qismida yoki klaviatura yorliqni kiriting Ctrl + Sma'lumotlar bazasini kompyuterga ulangan qattiq diskda yoki olinadigan media muhitida saqlash uchun.
Buning ortidan biz hozirda tayyor ma'lumotlar bazasiga ega deb aytishimiz mumkin. U bilan hozirda taqdim etilayotgan bo'lsa ham, u bilan ishlash mumkin, lekin ko'p imkoniyatlar kesiladi. Quyida biz ma'lumotlar bazasini yanada funktsional qilishni tushuntirib beramiz.
Saralash va filtrlash
Ma'lumotlar bazalari bilan ishlash, birinchi navbatda, yozuvlarni tartibga solish, tanlash va saralash imkonini beradi. Bu funksiyalarni ma'lumotlar bazasiga ulaylik.
- Buyurtmani bajaradigan maydonning ma'lumotlarini tanlang. Yorliqdagi tasmada joylashgan "Sort" tugmasini bosing "Ma'lumot" asboblar blokida "Saralash va filtrlash".
Saralash deyarli barcha parametrlar bo'yicha bajarilishi mumkin:
- alifbo nomi;
- sana;
- raqam va hk
- Keyingi oynada faqatgina saralangan maydonni ishlatish yoki uni avtomatik ravishda kengaytirish uchun ishlatish kerakligi so'raladi. Avtomatik kengaytirishni tanlang va tugmani bosing. "Saralash ...".
- Tartibni sozlash oynasi ochiladi. Dalada "Saralash" u amalga oshiriladigan maydon nomini ko'rsating.
- Dalada "Saralash" qanday amalga oshirilishini aniq belgilaydi. Ma'lumotlar bazasi uchun eng yaxshi variantni tanlash kerak "Qadriyatlar".
- Dalada "Buyurtma" tartibida amalga oshiriladigan tartibni aniqlang. Turli xil axborot turlari uchun ushbu oynada turli qiymatlar ko'rsatiladi. Masalan, matnli ma'lumotlar uchun bu qiymat bo'ladi "A dan Zgacha" yoki "Z dan A"va raqamli - "Ortgan" yoki "Kamayish".
- Buni ta'minlash muhim "Mening ma'lumotlarim sarlavhalarni o'z ichiga oladi" bir shish bor edi. Agar yo'q bo'lsa, unda siz qo'yish kerak.
Barcha kerakli parametrlarni kiritganingizdan so'ng tugmani bosing "OK".
Shundan so'ng, ma'lumotlar bazasidagi ma'lumotlar belgilangan parametrlarga muvofiq tartiblanadi. Bunday holda, biz korxonaning xodimlarining nomlari bilan tartiblanganmiz.
- Excel ma'lumotlar bazasida ishlashning eng qulay vositalaridan biri avtomatik filtr hisoblanadi. Ma'lumotlar bazasi va parametrlar blokining barcha diapazoni-ni tanlang "Saralash va filtrlash" tugmasini bosing "Filtr".
- Ko'rib turganingizdek, undan keyin, belgilar uchburchak shaklida maydon nomlari bilan belgilangan kameralarda paydo bo'ldi. Biz qiymatni filtrlaydigan ustun belgisiga bosing. Ochilgan oynada biz ushbu qiymatlardan tasdiq belgilarini, biz yashirishni istagan yozuvlarni olib tashlaymiz. Tanlov qilinganidan keyin tugmani bosing. "OK".
Ko'rib turganingizdek, keyinchalik chegara chizig'ini chiqargan qiymatlarni o'z ichiga olgan chiziqlar jadvaldan yashirildi.
- Barcha ma'lumotlarni ekranga qaytarish uchun, filtrlash amalga oshirilgan ustunning belgisini bosing va ochilgan oynada barcha elementlarning oldidagi barcha katakchalarni belgilang. Keyin tugmani bosing "OK".
- Filtrni to'liq o'chirish uchun tugmani bosing. "Filtr" kasetlarda.
Kurs: Excel-da ma'lumotlarni saralash va filtrlash
Qidiruv
Agar katta ma'lumotlar bazasi mavjud bo'lsa, u orqali maxsus asbob yordamida izlash qulay bo'ladi.
- Buning uchun tabga o'ting "Bosh sahifa" va asboblar blokidagi kasetlarda Tahrirlash tugmasini bosing "Toping va ta'kidlang".
- Istalgan qiymatni belgilashingiz kerak bo'lgan oyna ochiladi. Keyin tugmani bosing "Keyingi top" yoki "Hammasini top".
- Birinchi holda, belgilangan qiymati bo'lgan birinchi hujayra faol bo'ladi.
Ikkinchi holda, ushbu qiymati o'z ichiga olgan barcha hujayralar ro'yxati ochiladi.
Kurs: Excelga qanday qilib qo'ng'iroq qilish kerak
Joylarni maydalash
Hujjatlarni yozuvlar va maydonlarning nomi bilan tuzatish uchun ma'lumotlar bazasini yaratishda qulay. Katta bazasi bilan ishlashda - bu faqat old shart. Aks holda, qaysi satr yoki ustun ma'lum bir qiymatga mos kelishini ko'rish uchun doimo varaqdan o'tish vaqtini o'tkazishga to'g'ri keladi.
- Hujayrani, yuqoridagi va chap tomonida tuzatish kerak bo'lgan joyni tanlang. U darhol ostida va nomlarning o'ng tomonida joylashgan bo'ladi.
- Yorliqda bo'lish "Ko'rish" tugmasini bosing "Joyni egallash"asboblar guruhida joylashgan "Oyna". Ochiq ro'yxatda qiymatni tanlang "Joyni egallash".
Ma'lumotlar varaqchisigacha qanchalik uzoqlikda harakat qilishingizdan qat'i nazar, dalalar va yozuvlar nomlari har doim ko'zlaringiz oldida bo'ladi.
Kurs: Excel-da maydonni tuzatish
Ro'yxatni ochish
Jadvalning ba'zi sohalarida foydalanuvchilar yangi ro'yxatni qo'shib, faqat ma'lum parametrlarni ko'rsatishlari uchun ochiladigan ro'yxatni tashkil qilish maqbul bo'ladi. Bu, masalan, maydon uchun to'g'ri "Pol". Axir, faqat ikkita variant bor: erkak va ayol.
- Qo'shimcha ro'yxat yaratish. Ularning eng qulayi boshqa varaqqa joylashtiriladi. Unda biz ochiladigan ro'yxatda ko'rinadigan qiymatlar ro'yxatini ko'rsatamiz.
- Ushbu ro'yxatni tanlang va sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosing. Ko'rsatilgan menyuda elementni tanlang "Nomni belgilang ...".
- Bizga tanish bo'lgan oyna ochiladi. Tegishli sohada, yuqorida ko'rib chiqilgan shartlarga muvofiq, nomni bizning intervalimizga qo'ying.
- Biz bazaga ma'lumotlar bazasi bilan qaytamiz. Ochiq ro'yxatning qo'llaniladigan oralig'ini tanlang. Yorliqqa o'ting "Ma'lumot". Biz tugmani bosamiz "Ma'lumotlarni tekshirish"asboblar blokidagi kasetlarda joylashgan "Ma'lumotlarni ishlash".
- Ko'rinadigan qiymatni tekshirish oynasi ochiladi. Dalada "Ma'lumotlarni turi" kalitni joyiga qo'ying "Ro'yxat". Dalada "Manba" belgini qo'ying "=" va keyinchalik bo'sh joy qoldirmasdan ochiladigan ro'yxatning nomini yozing, biz unga bir oz ko'proq berdik. Keyin tugmani bosing "OK".
Endi siz taqiqlash belgilanadigan joyga ma'lumotlarni kiritishga harakat qilganda, aniq belgilangan qiymatlar orasidan tanlab olishingiz mumkin bo'lgan ro'yxat paydo bo'ladi.
Bu xujayralarni o'zboshimchalik bilan yozishga harakat qilsangiz, xato xabari paydo bo'ladi. Siz qaytib kelishingiz va to'g'ri kiritishingiz kerak bo'ladi.
Kurs: Excelda ochiladigan ro'yxatni qanday qilish kerak
Albatta, Excel ma'lumotlar bazalarini yaratish uchun ixtisoslashtirilgan dasturlarga o'z imkoniyatlaridan kam. Biroq, ko'p holatlarda ma'lumotlar bazasini yaratmoqchi bo'lgan foydalanuvchilarning ehtiyojlarini qondiradigan vosita mavjud. Excelning ixtisoslashgan ilovalar bilan taqqoslaganda, oddiy foydalanuvchilarga nisbatan yaxshi ma'lum bo'lganini hisobga olsak, bu borada Microsoftning ba'zi bir afzalliklari bor.
