Excelda ishlaganda ba'zi jadvallar juda ta'sirchan hajmga ega. Bu hujjat hajmi ortib, ba'zida o'nga yaqin megabayt yoki undan ko'proqqa chiqishi mumkin. Excel kitobining og'irlik darajasining oshishi nafaqat qattiq diskdagi bo'sh joy hajmini oshirishga, balki, eng muhimi, u erda turli xil harakatlar va jarayonlarning bajarilish tezligining pasayishiga olib keladi. Qisqacha aytganda, bunday hujjat bilan ishlashda Excelni sekinlashtira boshlaydi. Shuning uchun bunday kitoblarning hajmini optimallashtirish va kamaytirish dolzarb bo'lib qoladi. Keling, Excel fayl o'lchamini qanday qisqartirish mumkinligini ko'rib chiqamiz.
Kitob hajmini qisqartirish tartibi
Kengaytirilgan faylni optimallashtirish bir vaqtning o'zida bir nechta yo'nalishda bo'lishi kerak. Ko'p foydalanuvchilar taxmin qilmaydi, lekin ko'pincha Excel kitobida ko'p keraksiz ma'lumot mavjud. Fayl kichik bo'lsa, unga hech kim e'tibor bermaydi, lekin hujjat noqulay bo'lsa, uni barcha mumkin bo'lgan parametrlar bilan optimallashtirish kerak.
1-usul: ish doirasini kamaytiring
Mehnat oralig'i Excelga xatlarni eslab qoladigan maydon. Hujjatni qayta hisoblaganda, dastur ish hajmining barcha hujayralarini qayta hisoblaydi. Biroq, bu foydalanuvchi har doim ishlayotgan joyga mos kelmaydi. Misol uchun, jadvalning pastki qismida istenmeden belgilangan joy, ish joyining hajmini ushbu bo'shliq joylashgan elementga oshiradi. Ko'rib chiqiladiki, Excel har safar bir nechta bo'sh hujayralarni ishlab chiqaradi. Keling, ushbu muammoni muayyan stol namunasi bilan qanday qilib tuzatish mumkinligini ko'rib chiqamiz.
- Birinchidan, optimallashdan oldin o'z vazniga e'tibor bering, bu jarayondan keyin nima bo'lishini solishtiring. Bu yorliqqa o'tish orqali amalga oshirilishi mumkin "Fayl". Bo'limga o'ting "Batafsil". Ochilgan oynaning o'ng tomonida kitobning asosiy xususiyatlari ko'rsatiladi. Xususiyatlarning birinchi elementi - hujjatning o'lchami. Ko'rib turganingizdek, bizning holimizda u 56,5 kilobaytni tashkil qiladi.
- Birinchidan, siz sahifaning haqiqiy ish joyini foydalanuvchining chindan ham muhtoj bo'lganidan qanday farq qilishini bilib olishingiz kerak. Bu juda oson. Biz stolning har qanday xonasida bo'lamiz va kalit kombinatsiyasini kiriting Ctrl + End. Excel darhol dasturning yakunlovchi elementi sifatida ko'rib chiqadigan so'nggi hujayradan o'tadi. Ko'rib turganimizdek, bizning maxsus vaziyatimizda bu 913383 liniyasi. Jadval aslida faqat dastlabki olti satrni egallaganligini hisobga olsak, 913377 liniyasi aslida faylning hajmini oshiribgina qolmasdan, foydasiz yuk ham bo'lishi mumkin. Har qanday harakatni amalga oshirishda dasturning butun doirasini doimiy qayta hisoblash, hujjatdagi ishning sekinlashishiga olib keladi.
Albatta, aslida, haqiqiy ish oralig'i va bitta Excel o'rtasidagi bu kabi katta bo'shliq juda kam uchraydi va aniqlik uchun juda ko'p sonli chiziqlarni oldik. Ba'zida qog'ozning butun maydoni ish maydoni deb hisoblangan bo'lsa ham.
- Ushbu muammoni bartaraf etish uchun, birinchi bo'shdan va varaqning eng oxirigacha bo'lgan barcha satrlarni o'chirishingiz kerak. Buni amalga oshirish uchun jadvalning darhol ostidagi birinchi kamerani tanlang va tugmalar birikmasini kiriting Ctrl + Shift + pastga Ok tugmachasini bosing.
- Ko'rib turganingizdek, bundan keyin birinchi ustunning barcha elementlari belgilangan hujayradan boshlab jadvalning oxirigacha tanlangan. Keyin sichqonchaning o'ng tugmasi bilan kontentni bosing. Ochiq kontekst menyusida elementni tanlang "O'chirish".
Ko'p foydalanuvchilar tugmani bosish orqali o'chirishga harakat qilishadi. O'chir klaviatura ustida, lekin bu to'g'ri emas. Ushbu harakat hujayralar tarkibini tozalaydi, lekin ularni o'zlari yo'q qilmaydi. Shuning uchun bizning holatlarimizda bu yordam bo'lmaydi.
- Ob'ektni tanlagandan so'ng "O'chir ..." kontekst menyusida kichik hujayra o'chirish oynasi ochiladi. Biz uning o'rniga o'tishni qo'yamiz "String" tugmasini bosing "OK".
- Tanlangan qatorning barcha qatorlari o'chirib tashlandi. Derazaning chap burchagidagi disketani bosib, kitobni saqlab qo'ying.
- Keling, bu bizga qanday yordam berganini ko'rib chiqaylik. Jadvaldagi har qanday xonani tanlang va yorliqni kiriting Ctrl + End. Ko'rib turganingizdek, Excel jadvalning so'nggi xujayrasini tanladi, ya'ni u hozirgi varaqning ishchi qismining so'nggi elementidir.
- Endi biz bo'limga o'tmoqdamiz "Batafsil" yorliqlar "Fayl"hujjatimizning vazni kamayganini bilish uchun. Ko'rib turganingizdek, hozir 32,5 KB. Eslatib o'tamiz, optimallash jarayonidan oldin uning hajmi 56,5 KB. Shunday qilib, u 1,7 barobarga qisqardi. Ammo bu holda, asosiy yutug', hatto faylning og'irligida ham qisqarish emas, balki dasturning amalda qo'llanilmagan oralig'ini qayta ko'rib chiqishdan voz kechishi va bu hujjatning ishlash tezligini sezilarli darajada oshiradi.
Agar kitobda siz bilan birga ishlagan bir nechta varaq mavjud bo'lsa, ularning har biri bilan o'xshash jarayonni amalga oshirishingiz kerak. Bu hujjatning hajmini yanada kamaytiradi.
2-usul: keraksiz formatlashni yo'q qiling
Excel hujjatini og'irlashtiradigan yana bir muhim omil - keraksiz formatlash. Bunga turli xil fontlar, chegaralar, raqamlar formatlarini qo'llash mumkin, lekin birinchi navbatda bu turli rangdagi hujayralarni to'ldirishga tegishli. Shunday qilib, siz faylni formatlashdan oldin, ikki marta o'ylab ko'rishingiz kerak va buni amalga oshirishga to'g'ri keladimi yoki bu amaliyotsiz, siz osongina qila olasiz.
Bu, ayniqsa, katta miqdordagi axborotni o'z ichiga olgan kitoblar uchun juda muhim. Agar kitobga formatlash qo'shsak, uning vazni bir necha marta oshirishi mumkin. Shuning uchun, hujjatda taqdim etilgan ma'lumotlarning ko'rinishi bilan faylning o'lchamlari o'rtasidagi "oltin o'rtacha" ni tanlash kerak, chunki formatlashni faqat zarur bo'lgan joylarda qo'llash kerak.
Formatlashtirish, vazn o'lchash bilan bog'liq yana bir omil, ayrim foydalanuvchilar hujayralarni "chekka" bilan formatlashni ma'qullashadi. Boshqacha qilib aytganda, jadvalni o'zi emas, balki uning ostidagi intervalli, hatto ba'zan hatto varaqning oxirigacha formatlashadi, jadvalga yangi satr qo'shilganda, ularni har safar qayta formatlashni talab qilishmaydi.
Lekin yangi satrlarni qachon qo'shish va qancha qo'shiladiganligini aniq bilmaymiz va bunday dastlabki formatlash bilan siz hali ham faylni yaratasiz, bu esa ushbu hujjat bilan ishlash tezligiga salbiy ta'sir ko'rsatadi. Shuning uchun, formatlashni jadvalga kiritilmagan bo'sh hujayralarga qo'llagan bo'lsangiz, uni albatta olib tashlashingiz kerak.
- Avvalo, ma'lumotlar doirasi ostida joylashgan barcha hujayralarni tanlashingiz kerak. Buning uchun vertikal koordinata panelidagi birinchi bo'sh satr sonini bosing. Barcha yo'nalish ta'kidlangan. Shundan keyin biz allaqachon biladigan hot-key kombinatsiyasidan foydalaning. Ctrl + Shift + pastga Ok tugmachasini bosing.
- Shundan so'ng, jadvalga kiritilgan ma'lumotlar qatoriga kiradigan satrlarning barcha diapazoni ta'kidlanadi. Yorliqda bo'lish "Bosh sahifa" belgini bosing "Toza"asboblar blokidagi kasetlarda joylashgan Tahrirlash. Kichik menyu ochiladi. Undagi manzilni tanlang "Blanklarni tozalash".
- Tanlangan oraliqdagi barcha hujayralardagi ushbu harakatlardan keyin formatlash o'chiriladi.
- Xuddi shu tarzda, jadvaldagi keraksiz formatlashni olib tashlashingiz mumkin. Buning uchun biz alohida hujayralarni yoki formatlashni minimal darajada foydali deb hisoblaydigan qatorni tanlaymiz, tugmani bosing. "Toza" Tasmada va ro'yxatda elementni tanlang "Blanklarni tozalash".
- Ko'rib turganingizdek, jadvalning tanlangan oralig'ida formatlash butunlay olib tashlandi.
- Shundan so'ng, biz mos tushadigan ba'zi formatlash elementlariga ushbu chegaralarni qaytaramiz: chegaralar, soni formatlar, va hokazo.
Yuqoridagi amallar Excel ish daftarining hajmini sezilarli darajada kamaytirishga va u ishni tezlashishiga yordam beradi. Ammo dastlab formatlashni hujjatning optimallashtirish vaqtini sarflashdan ko'ra, faqat haqiqatdan ham mos va kerakli joyda ishlatish yaxshiroqdir.
Kurs: Excel jadvallarini formatlash
Boshqaruv 3: havolalarni o'chirish
Ba'zi xujjatlarda juda katta miqdordagi ulanishlar, qaerdan qadriyatlarni tortadi. Bu shuningdek, ulardagi ish tezligini jiddiy ravishda sekinlashtirishi mumkin. Boshqa kitoblarga tashqi havolalar bu shouga ayniqsa kuchli ta'sir ko'rsatadi, lekin ichki aloqalar ham tezlikni salbiy ta'sir qiladi. Agar axborot manbasi ma'lumotni oladigan manba doimo yangilanmasa, ya'ni odatdagi qadriyatlarga ega bo'lgan hujayralardagi mos yozuvlar manzillarini o'zgartirish mantiqan. Bu hujjat bilan ishlash tezligini oshirishi mumkin. Ulanish yoki qiymat muayyan hujayradan yoki yo'qligini bilib olasiz, elementni tanlagandan so'ng formulalar majmuasida bo'lishi mumkin.
- Ulanishlarni o'z ichiga olgan maydonni tanlang. Yorliqda bo'lish "Bosh sahifa"tugmasini bosing "Nusxalash" sozlash guruhidagi tasma ustida joylashgan "Clipboard".
Shu bilan bir qatorda, intervalni tanlagandan so'ng, tezkor tugmachalarning kombinatsiyasidan foydalanishingiz mumkin. Ctrl + C
- Ma'lumotlardan nusxa ko'chirilgandan so'ng, tanlovni maydondan olib tashlamang, ammo sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosing. Kontekst menyusi ishga tushirildi. Unda blokda "Qo'shish tanlovlari" belgini bosish kerak "Qadriyatlar". Ko'rsatilgan raqamlar bilan piktogramma o'xshaydi.
- Shundan so'ng, tanlangan sohadagi barcha yo'nalishlarga statistik qiymatlar almashtiriladi.
Ammo Excel ish daftarini optimallashtirishning bu optsioni har doim qabul qilinmasligini yodda tutishimiz kerak. U faqat asl manbalardan olingan ma'lumotlar dinamik bo'lmaganda, ya'ni ular vaqt bilan o'zgarmasa ishlatilishi mumkin.
Boshqaruv 4: formatdagi o'zgarishlar
Fayl hajmini sezilarli darajada kamaytirishning yana bir yo'li - uning formatini o'zgartirish. Bu usul, ehtimol, yuqorida keltirilgan variantlarni birgalikda ishlatish kerak bo'lsa-da, kitoblarni siqish uchun boshqalardan ko'ra ko'proq yordam beradi.
Excelda xls, xlsx, xlsm, xlsb kabi bir necha "mahalliy" fayl formatlari mavjud. Xls formati Excel 2003 va undan oldingi dastur versiyasi uchun asosiy kengaytma edi. U allaqachon eskirgan, ammo shunga qaramay, ko'plab foydalanuvchilar hali ham amalda. Bundan tashqari, eski formatli fayllar bilan ishlamasligingiz kerak bo'lgan holatlar ham mavjud. Excel hujjatlarining keyingi versiyalarini qanday ishlatishni bilmaydigan ko'plab uchinchi tomon dasturlari bu kengaytma bilan kitoblar bilan ishlashi haqida gapirmaslik kerak.
Shuni ta'kidlash kerakki, xls kengaytmasi bo'lgan kitob xlsx formatidagi zamonaviy analogiga qaraganda ancha katta. Avvalo, bu xlsx fayllari aslida siqilgan arxivlar bo'lishi tufayli yuzaga keladi. Shuning uchun, agar xls kengaytmasidan foydalansangiz, lekin kitobning og'irligini kamaytirishni xohlasangiz, uni xlsx formatida saqlab qo'yishingiz mumkin.
- Hujjatni xls formatidan xlsx formatiga aylantirish uchun tabga o'ting "Fayl".
- Ochilgan oynada darhol bo'limga e'tibor bering "Batafsil"Hozirgi vaqtda ushbu hujjatning vazni 40 Kb ni tashkil etadi. Keyin nomni bosing "Sifatida saqlash… ".
- Saqlash oynasi ochiladi. Agar siz xohlasangiz, unda yangi katalogga o'tasiz, lekin ko'pchilik foydalanuvchilar uchun yangi hujjatni manba bilan bir joyda saqlash qulayroq. Agar kerak bo'lsa, kitobning nomi "Fayl nomi" maydonida o'zgartirilishi mumkin, garchi shart emas. Ushbu amaliyotda eng muhimi bu sohaga kirishdir "Fayl turi" ma'nosi "Excel ishchi kitobi (.xlsx)". Shundan keyin tugmani bosishingiz mumkin "OK" oynaning pastki qismida.
- Saqlash tugagandan so'ng, bo'limga o'ting "Batafsil" yorliqlar "Fayl", qancha kilogramm kamayganini ko'rish uchun. Ko'rib turganingizdek, konvertatsiya qilish jarayoni boshlanishidan oldin hozirda 40 kilogrammgacha 13,5 KB. Ya'ni, zamonaviy formatdagi yagona saqlanish kitobni deyarli uch marta qisqartirishga imkon berdi.
Bundan tashqari, Excelda yana bir zamonaviy xlsb formati yoki ikkilik kitob mavjud. Unda hujjat ikkilik kodlashda saqlanadi. Ushbu fayllar xlsx kitoblaridan ham kamroq. Bundan tashqari, ular yozilgan til Excelga eng yaqin. Shuning uchun u bunday kitoblar bilan boshqa kengaytmalarga nisbatan tezroq ishlaydi. Shu bilan birga, ko'rsatilgan formatdagi kitobning funktsional imkoniyatlari va turli vositalardan foydalanish imkoniyatlari (formatlash, funktsiya, grafikalar va boshqalar) xlsx formatidan kam va xls formatidan oshadi.
Xlsb Excel formatidagi formatga aylantirilmasligining asosiy sababi uchinchi tomon dasturlarining u bilan ishlamasligi. Misol uchun, Exceldan ma'lumotlarni 1C dasturiga eksport qilishingiz kerak bo'lsa, xlsx yoki xls hujjatlari bilan amalga oshirilishi mumkin, lekin xlsb bilan emas. Ammo, ma'lumotni uchinchi tomon dasturlariga o'tkazishni rejalashtirmagan bo'lsangiz, hujjatni xlsb formatida ishonch bilan saqlashingiz mumkin. Bu sizga hujjat hajmini qisqartirish va undagi ish tezligini oshirish imkonini beradi.
Xlsb kengaytmasi ichida faylni saqlash jarayoni xlsx kengaytmasi uchun qilganimiz bilan bir xil. Yorliqda "Fayl" ob'ektni bosing "Sifatida saqlash… ". Ochilgan oynada ochilgan oynada "Fayl turi" variantni tanlash kerak "Excel ikki tomonlama ish daftarchasi (* .xlsb)". Keyin tugmani bosing. "Saqlash".
Hujjatning og'irligiga qarang. "Batafsil". Ko'rib turganingizdek, u yana kamaydi va endi faqat 11,6 KB.
Xulosa qilib aytganda, siz fayl formati bilan ishlayotgan bo'lsangiz, uning hajmini kamaytirishning eng samarali usuli xlsx yoki xlsb formatida qayta tiklashdir. Agar siz ushbu fayl kengaytmalaridan foydalansangiz, ularning og'irligini kamaytirish uchun, ish hajmini to'g'ri sozlashingiz, keraksiz formatlashni va keraksiz havolalarni olib tashlashingiz kerak. Agar siz ushbu harakatlarning barchasini murakkablashtiradigan bo'lsangiz, eng katta qaytishingiz bo'ladi va o'zingizni faqat bitta variant bilan cheklamang.
